- Ser memoria corporativa. La memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugas de los empleados.
- Soportar la toma de decisiones. Una buena decisión siempre depende de una buena información, por ellos las decisiones basadas en políticas y procedimientos definidos requieren de información registrada en documentos.
- Proveer soporte para posibles reclamaciones. En los archivos se encuentra la información que se requiere para defender los intereses de la entidad ante eventuales reclamaciones.
- Contribuir a la eficiencia de la empresa. La información que se administra en los archivos permite evaluar alternativas.
- Cumplir con los requisitos legales y normativos. Las entidades deben cumplir con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retención de documentos. El no cumplimiento de las normas puede acarrear sanciones económicas.
- Preservar la historia de la empresa. Los documentos registran información del pasado para el futuro. La perdida de documentos altera la realidad, porque se tendrá que partir de supuestos.
Según el articulo 4 de la Ley General de Archivos:
Los archivos en un estado de derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Tomado del material compilado por: Mary Luz Lopez Hernandez, Instructora de Archivística. Sena, Regional Antioquia. 2003
