La conversión de documentos electrónicos es una estrategia de preservación que esta orientada a asegurar la accesibilidad y disponibilidad de la información. Esta consiste en la generación de un nuevo documento electrónico con diferente formato o versión a la del documento original, que cumplirá con las características de un documento electrónico.
Proceso de cambio de formato
Fase de planificación: tiene por finalidad tanto la elección del nuevo formato final que responda a las necesidades específicas que motivan el cambio como a la planificación en tiempo, análisis de riesgos y forma de este proceso.
Fase de conversión: es la conversión del documento a través de un procedimiento informático que realice el cambio de formato del documento electrónico, garantizando las condiciones establecidas en la fase de planificación.
Fase de validación: una vez finalizada la conversión se realiza un proceso de comparación con el contenido, contexto y estructura del documento original para validar la garantía del proceso. El proceso de validación se debe definir en la fase de planeación y dependerá del método que se adopte y los factores que lo rodeen, como por ejemplo el volumen de la documentación convertida. Una vez
validado el contenido se procede a la conformación del documento electrónico final, es decir a la asignación de metadatos y firma electrónica del mismo.
Fase de conformación del documento electrónico: en primer lugar se incorporan los metadatos mínimos obligatorios al nuevo documento electrónico convertido cuyos valores pueden heredarse o no del documento original. La asignación de los valores que correspondan a cada metadato del nuevo
documento electrónico generado en la conversión es responsabilidad de cada entidad y se realiza atendiendo a las características propias de cada metadato, a las características y finalidad del documento generado y a las necesidades específicas de la organización.
Si el documento electrónico debe ser conformado como copia auténtica, se contemplarán adicionalmente los requisitos del proceso de copiado auténtico.
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