El proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad.
De acuerdo al Acuerdo 027 de 2006 la digitalización es:
- Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador.
- Es el procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un soporte análogo (papel) o electrónico, en una imagen digital.
- Digitalización sin eliminación del documento original análogo: esta digitalización de documentos puede tener al menos tres tipos de aplicaciones:
- Digitalización con fines de control y tramites
- Digitalización con fines archivisticos
- Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio
2. Digitalización con sustitución del soporte análogo: digitalización certificada:
- Entendida como aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo autorizado.
Documento Electrónico Obtenido Por Digitalización Certificada
El objetivo final del proceso de digitalización es la creación de un documento electrónico, es decir, un objeto digital formado por el fichero electrónico, sus metadatos y la firma asociada al proceso de digitalización.
Los componentes digitales de un documento electrónico, obtenido fruto de un proceso de digitalización certificada se presentados en la figura anterior son:
- Datos de contenido (fichero)
- Metadatos mínimos obligatorios propios del documentos electrónico y complementarios de acuerdo a las necesidades especificas de cada organización.
- Firma de digitalización, que comprueba la integridad del resultado del proceso de digitalización.
- Metadatos relacionados con el proceso de digitalización, que reflejan las características técnicas del objeto capturado, dentro de los que se encuentran aquellos relacionados con la firma de digitalización.
De acuerdo al formato que se utilice serán las técnicas que se aplicarán para comprimir o digitalizar el archivo. Sin embargo se requiere que los documentos electrónicos obtenidos mediante procesos de digitalización deben estar debidamente incorporados en los Sistemas de Gestión Documental de las entidades y los procedimientos asociados deberán estar cubiertos dentro de un Sistema de Gestión de
la Seguridad de la Información.
Nivel de Resolución
Si bien la resolución debe ser adaptada a las necesidades particulares de la documentación a procesar, el nivel de resolución mínimo recomendado para imágenes electrónicas es de 200 pixeles por pulgada (ppp), tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises; sin embargo cuando se piensa realizar sobre la imagen final otros tratamientos, tales como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), es recomendable la digitalización a 300 ppp.
Garantía de Fidelidad
Un documento digitalizado fiel, con la integridad suficiente para servir como elemento probatorio al mismo nivel que el documento en físico, reúne un conjunto de componentes digitales que representan el contenido y el aspecto del documento original, así como las características o metadatos asociados que contribuyen a garantizar la fidelidad de la imagen.
Descripción del Proceso de Digitalización
1. Fase Previa
Se debe realizar un estudio técnico previo para analizar lo viable que es el proyecto de digitalización, valorando las ventajas y los recursos necesarios, la relación costo-beneficio, entre otros. Así mismo tener en cuenta factores operativos, tales como la descripción de los documentos, la construcción de los índices y el control técnico de calidad, que pueden absorver buena parte del presupuesto asignado al proceso de digitalización.
2. Digitalización y optimización
Este documento, obtenido mediante el proceso de digitalización certificada, debe ser fiel al documento original, en el sentido de representar la apariencia, forma y contenido de aquél, y minimizar en todo lo posible la pérdida de contexto y estructura. La admisión de pérdidas, por ejemplo la producida por la compresión de archivos, depende de la aplicación, por parte de cada entidad, de los criterios establecidos y documentadas previamente en la planeación, siempre teniendo en cuenta la normatividad aplicable.
La firma electrónica que se añade a la imagen electrónica puede obtenerse de forma automatizada a través de la aplicación correspondiente que maneja el sistema de digitalización o a través de otro sistema de firmado.
3. Conformación
Como última fase del proceso de digitalización se conforma el documento electrónico como objeto digital (compuesto de contenido, metadatos, firma). Para asegurar un correcto tratamiento del documento electrónico digitalizado, además de los metadatos mínimos obligatorios definidos en los estándares y la normatividad existente, se debe considerar la posibilidad de incluir otras características propias del proceso de digitalización a través de diferentes metadatos.
Este conjunto de metadatos complementarios se registrará durante el proceso de digitalización. Si los metadatos relacionados con la imagen escaneada del documento no pudieran establecerse automáticamente, serán asociados manualmente y, en lo posible, antes de que finalice el proceso de digitalización. No obstante debe ser prioritaria, en la automatización, la captura de metadatos junto con la captura del documento, siempre que los mecanismos de digitalización permitan la configuración de metadatos en el punto de dicha captura, o si es necesario, antes del inicio de la misma.
5. Digitalización en Unidades de Correspondencia
El propósito es velar por la correcta calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos, es decir, del documento electrónico obtenido en el proceso. El plan de gestión de calidad describe el mantenimiento de los dispositivos asociados, en este caso, la aplicación o programa de digitalización, así como otros aspectos que puedan afectar al propio software tales como el seguimiento de la vigencia de las normas y algoritmos empleados, o aspectos de mantenimiento de los sistemas operativos que pudieran afectar al rendimiento de la aplicación de digitalización u otros de naturaleza análoga.
6. Otras consideraciones
- Preservación del documento electrónico digitalizado.
- Asegurar la disponibilidad y consulta.
- Seguridad.
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